Känner du att du vill hinna mer utan att behöva lägga ner mer tid? 🪄

Här är några konkreta tips på hur du kan organisera och planera vardagen för att förenkla både i arbetslivet och privat. Tipsen kan i sin tur bidra till ökad balans mellan prestation och återhämtning samt stärka din produktivitet – så du hinner mer med samma mängd energi!

 

Tips 1: Dela in dagen i block 📅

Få bättre struktur genom att identifiera när på dagen det passar att göra olika saker. På så sätt får du en bättre överblick och du kan göra det som kräver mest av dig när du är som mest redo för det.

En indelning skulle exempelvis kunna se ut så här:

kl. 7-8: Morgonrutin.

kl. 8-11: Kunder/produktion.

kl 11-12: Lunch och träning.

Kl. 12-15: Möten och telefonsamtal.

Kl. 15-17: Enklare arbetsuppgifter och inspiration.

Ett sätt att lägga upp blocken är enligt ovan där du fyller morgonen med det arbete som kräver mest fokus av dig, såsom att ta fram material till kunder, produktion och så vidare, utifrån vad du arbetar med. Mitt på dagen kan du lägga in telefonsamtal och möten, och vid slutet av dagen arbetsuppgifter som inte är så krävande och som inkluderar sådant som drar din uppmärksamhet från det som är viktigast. Till exempel din mail-inkorg och sociala medier.

 

Tips 2: Tydliggör vad som måste göras och vad som kan vänta ✔️

Har du en god uppfattning kring vilken grad av prioritet dina olika åtaganden har under en dag? Förslagsvis kan du använda dig av 3-4 prioriteringsgrader för att skapa kontroll och tydliggöra vilken aktivitet du bör göra först. När du har klart för dig vilken prioriteringsgrad de olika arbetsuppgifterna har kan du lägga allt fokus på att slutföra dem med högst prio först och avvakta med de andra tillsvidare.

Fördelen är att när du väl gjort klart för dig vad som är återkommande “Prio 1-uppgifter”, “Prio 2-uppgifter”, och så vidare, kan indelningen ske väldigt snabbt och intuitivt framöver, utan att du behöver lägga någon större tid på det.

 

🎨 Här är ett exempel på hur du kan färgkoda och organisera dina uppgifter utifrån prioritet:

Prioritet 1 (röd): “Måsten” och akuta uppgifter som är viktiga och måste göras snarast. Till exempel en arbetsuppgift med en kort deadline. Dessa uppgifter känns ofta i kroppen – och de är svåra att ignorera.

Prioritet 2 (gul): Uppgifter som behöver avslutas inom de närmaste dagarna och/eller är nyckelaktiviteter som har stor betydelse för att du ska komma framåt i arbetet. Om du inte gör dessa uppgifter för det kanske inte med sig några större konsekvenser just nu men på sikt förhindrar det utvecklingen.

Prioritet 3 (blå): Denna prioriteringsgrad kan röra sig om uppgifter där det inte spelar så stor roll om du avslutar dem idag eller om två veckor samt sådant som inte för med sig några större konsekvenser om du inte gör dem.

Det kan till exempel röra sig om uppgifter som skapar ökad stabilitet och innebär små förbättringar, till exempel sortering av mappar, städning, dokumentation och så vidare. Det kan också vara roligare saker som att bjuda kollegor på fika.

Prioritet 4 (vit): Uppgifter som kan verkställas långt fram i tiden och/eller sådant som du är tveksam till om det behöver göras överhuvudtaget. Dessa uppgifter kan du samla på en egen plats där du inte tittar så ofta och återkomma till emellanåt för att se om din inställning till dem ändrats. Fördelen med detta är att uppgifterna inte tar onödigt fokus samtidigt som du inte heller bara släpper dem ifall de skulle kunna ha ett värde. Till exempel en idé som vid en första anblick är svårbedömd – skruvad eller brilliant? Jag brukar lägga denna typ av uppgifter i ett projekt (i ToDoist) som jag kallar “Någon gång/Kanske”.

 

Tips 3: Prioritet framför kvantitet ⭐

Planera för att i första hand slutföra de uppgifter i dina listor som har högst prio eftersom de i hög grad kommer att påverka din upplevelse i positiv riktning.

Det är bättre att avsluta tre Prio 1- uppgifter än nio Prio 3- uppgifter. Även om det kan kännas som att du får mycket gjort när du slutför många lågprioriterade uppgifter kommer inte tillfredsställelsen att bli lika stor. De högprioriterade uppgifterna påverkar ditt mående mer och konsekvenserna av att utelämna dem blir större. Det kan därför vara bra att ha en relativt enkel checklista som du utgår ifrån som inte är alltför lång, där dina högprioriterade uppgifter finns med.

Felprioriteringar är vanligare när vi känner oss stressade. Om detta sker kan du försöka ta tillbaka fokus till dig själv och fundera på vad du kan påverka här och nu. Utgå från din prioriteringslista och ta ett steg i taget, den enda “regeln” är att du börjar med sakerna som står högst upp.

 

🔥 Använd din motivation som drivmedel

Ett sätt att bli bättre på att slutföra de högprioriterade uppgifterna är att se över vad som driver din motivation och att ha detta i åtanke när du ska ta dig an dem. Om en uppgift är relaterad till dina mål bör den ha högre prioritet och om den motverkar dina mål kan du nedprioritera eller ta bort den. Även om du inte tycker att uppgiften i sig känns så inspirerande kan slutförandet av den vara en förutsättning för att du ska kunna göra någonting annat som du ser fram emot.

Vilka är dina bästa tips för att bli mer strukturerad och produktiv i vardagen? Kommentera gärna nedan.